Condiciones Generales de Servicio de Bitaco Fincas

Versión condiciones-2026-10-v8 · Última actualización: 21 de octubre de 2026.

0. Identificación del prestador

Dato	Valor
Prestador	Alberto Miguel Fonfria Toledo, persona física empresaria (autónomo), que opera con el nombre comercial «Bitaco Fincas» (en adelante, «Bitaco»)
Forma jurídica	Persona física empresaria (autónomo).
NIF	20203163D
Domicilio	Avenida de Europa 18, 2A, 39750 Colindres (Cantabria), España
Datos registrales	No aplican (persona física no inscrita en el Registro Mercantil)
Servicio	Bitaco Fincas
Web	https://bitacofincas.es · Aplicación: https://app.bitacofincas.es
Contacto	alfonfria@gmail.com
Privacidad	alfonfria@gmail.com

1. Objeto y ámbito

1.1. Estas Condiciones Generales (las «Condiciones») regulan el acceso y uso, mediante suscripción, de la aplicación Bitaco Fincas (el «Servicio»): software como servicio para despachos de administración de fincas que incluye, según el plan y la configuración:

atención de conversaciones de vecinos por WhatsApp con revisión humana;
base de conocimiento validada por el despacho por comunidad, con fuente;
incidencias, tareas y vencimientos;
actas asistidas (lectura de notas o fotografías mediante reconocimiento óptico de caracteres, revisión y aprobación humana, PDF);
comunidades y contactos, cronología y trazabilidad;
exportación de datos y procedimiento de salida;
funciones opcionales que requieren activación expresa: envío de actas por correo, seguimientos automáticos y asistencia mediante un modelo de inteligencia artificial de terceros (cláusula 12).

1.2. El Servicio no es un programa contable ni un ERP, no presta asesoramiento jurídico, fiscal ni técnico y no sustituye el criterio profesional del Cliente ni las obligaciones de custodia del libro de actas y la documentación de las comunidades (art. 19 de la Ley de Propiedad Horizontal).

1.3. Contratación exclusivamente entre empresarios (B2B). El Servicio se ofrece únicamente a profesionales y empresas que lo contratan para su actividad empresarial o profesional (en adelante, el «Cliente»). Al aceptar, el Cliente declara que actúa en el marco de su actividad profesional y que no es consumidor ni usuario en el sentido del art. 3 del Real Decreto Legislativo 1/2007 (TRLGDCU). El Servicio se dirige únicamente a despachos profesionales de administración de fincas: no se admiten comunidades de propietarios autogestionadas (sin administrador profesional) ni consumidores.

1.4. Prelación. Si hay contradicción, prevalecen por este orden: (i) las condiciones particulares u orden de pedido firmadas, si las hay; (ii) el Contrato de Encargo de Tratamiento (DPA), en materia de datos personales; (iii) estas Condiciones; (iv) la documentación del Servicio.

2. Alta y cuenta

2.1. El alta se hace (a) por invitación de Bitaco o (b) mediante registro en la aplicación con un correo profesional, y en ambos casos exige: aceptar estas Condiciones y el DPA, facilitar la razón social y el NIF del Cliente, e identificar a la persona que lo representa.

2.2. El Cliente designa a un administrador de la cuenta, que es el único que puede contratar, cambiar de plan, gestionar usuarios, activar funciones opcionales y solicitar la salida. El Cliente es responsable de que sus usuarios custodien sus credenciales, de activar el segundo factor cuando esté disponible y de dar de baja a los usuarios que dejen de trabajar para él.

2.3. Bitaco podrá rechazar o suspender un alta si los datos son falsos, si el solicitante no es un profesional o si hay indicios de fraude o uso contrario a la cláusula 7.

3. Periodo de prueba (piloto)

3.1. El Cliente puede disfrutar de un piloto gratuito de 30 días, una sola vez por despacho.

3.2. Durante el piloto no se hace ningún cobro automático. Si al terminar el Cliente no ha contratado expresamente un plan, la suscripción se cancela sin coste y la cuenta pasa a acceso restringido. Los datos se conservan 30 días para su exportación y después se suprimen en los 30 días siguientes (cláusula 10.3). Una prueba caducada sin contratar libera la plaza de fundador (Anexo F).

3.3. El piloto se presta «tal cual», sin compromiso de disponibilidad (cláusula 6). Durante el piloto, el Cliente dispone del acompañamiento de arranque (cláusula 8.6). No pueden incorporarse datos reales de vecinos hasta que el Cliente haya aceptado el Contrato de encargo del tratamiento (DPA) y publicado la información a los interesados.

4. Planes y precios

4.1. Precios vigentes (euros, IVA no incluido):

Plan	Cuota mensual	Comunidades	Usuarios internos
Esencial	149 €	Hasta 40	Hasta 3
Profesional	349 €	Hasta 120	Hasta 8
Despacho	649 €	Hasta 250	Ilimitados
A medida (más de 250 comunidades)	Presupuesto a medida	Según oferta	Según oferta

4.1.bis. Usuario adicional. En los planes Esencial y Profesional, el Cliente puede contratar usuarios internos adicionales por 15 €/mes (IVA no incluido) por usuario. El plan Despacho incluye usuarios ilimitados, por lo que no procede. El descuento de fundador (cláusula 4.4) no se aplica a los usuarios adicionales.

4.1.ter. Usuarios ilimitados (plan Despacho). Los usuarios internos son personas que trabajan por cuenta del Cliente; las cuentas son personales e intransferibles y queda prohibida su cesión o su uso por terceros. El uso razonable de los usuarios ilimitados se rige por la cláusula 4.3. Para más de 250 comunidades, Bitaco ofrece un presupuesto a medida.

4.2. Sin cuota de alta. La contratación no tiene cuota de alta, incorporación ni ningún otro pago único: el Cliente solo paga la cuota mensual del plan elegido. El Servicio no incluye la migración de datos desde otros programas, nuevas integraciones ni desarrollos a medida. Bitaco no presta esos servicios salvo que lo acuerde por escrito y aparte con el Cliente.

4.3. Costes de terceros no incluidos y coste de la inteligencia artificial. El Cliente es titular de su propia cuenta de Meta (WhatsApp Business Account, WABA) y de su método de pago, y Meta le factura directamente el uso de la mensajería. Bitaco no interviene en esa facturación ni aplica recargos (cláusula 7.5 del Contrato de encargo).

Coste de la IA incluido. El coste del uso de las funciones de inteligencia artificial del Servicio (cláusula 12) está incluido en la cuota mensual del plan contratado. Se permite un uso razonable de esas funciones, entendido como el acorde con la gestión normal de las comunidades dentro de los límites del plan (número de comunidades y de usuarios internos de la cláusula 4.1).

Límite mensual de uso de la IA. Este límite se aplica solo cuando se usan funciones de IA (hoy desactivadas por defecto). A efectos de uso razonable, se fija un límite mensual de mensajes recibidos en los que el Servicio utiliza un modelo de IA para procesarlos por despacho, según el plan: Esencial, 1.100; Profesional, 2.700; Despacho, 5.000, más 170 por cada usuario adicional contratado (cláusula 4.1.bis). Al alcanzar el 80 % del límite, Bitaco avisa al despacho y le propone subir de plan. Cada mensaje cuenta una sola vez, aunque haya varias llamadas o reintentos; los mensajes procesados solo con reglas no cuentan. Al alcanzar el 100 %, los mensajes nuevos dejan de procesarse con un modelo de IA y de responderse automáticamente y pasan a la bandeja del despacho para que los atiendan sus personas; los avisos de urgencia siguen funcionando. No hay recargos ni corte del servicio.

Se considera uso anómalo, a título enunciativo: (i) el uso automatizado de las funciones de IA ajeno a la gestión ordinaria de las comunidades (por ejemplo, llamadas programáticas o masivas, scraping o integraciones no autorizadas); (ii) la reventa, cesión o puesta a disposición de terceros de las funciones de IA, dentro o fuera del Servicio; o (iii) superar de forma reiterada o manifiesta los límites mensuales de procesamiento con IA indicados más arriba.

Ante un uso anómalo de los tipos (i) o (ii), Bitaco podrá limitar o ralentizar las funciones de IA, con aviso previo por escrito y una antelación razonable de 7 días para que el Cliente lo corrija o cambie de plan. En caso de abuso evidente o de riesgo para la seguridad o la continuidad del Servicio, Bitaco podrá actuar de inmediato y avisar después, documentando la causa. Para el supuesto (iii) se aplica el mecanismo de límites mensuales descrito más arriba (aviso al 80 %, pausa del procesamiento con IA y de las respuestas automáticas al 100 % con paso a la bandeja del despacho, sin recargos ni corte del servicio).

No se aplican cargos adicionales automáticos por el uso de la IA. Cualquier cambio del precio o de las condiciones de uso de la IA seguirá el procedimiento de modificación de las Condiciones (cláusula 16) y, cuando afecte al precio, el de revisión de precios (cláusula 4.6). El Cliente puede en todo momento pasar a un plan superior (cláusula 4.5) si prevé un uso mayor.

Lo anterior se entiende sin perjuicio del soporte (cláusula 8) y no altera que la función de IA esté desactivada por defecto en cada despacho y requiera la activación expresa del Cliente (cláusulas 1.1 y 12.2).

4.4. Oferta de fundador: 25 % de descuento sobre la cuota mensual durante 24 meses, limitado a los 10 primeros despachos fundadores y aplicable solo con el código facilitado por Bitaco. No es acumulable con otras ofertas y no se aplica a los usuarios adicionales (cláusula 4.1.bis). Al terminar los 24 meses se aplica el precio vigente del plan. El periodo de prueba gratuito de 30 días (cláusula 3) se computa dentro de esos 24 meses. La oferta incluye el acompañamiento de arranque (cláusula 8.6), sin coste adicional. La condición de fundador se rige además por el Anexo F. El uso del nombre, el caso o el testimonio del Cliente con fines promocionales es voluntario, requiere su autorización escrita aparte (revocable) y nunca es condición del descuento.

4.5. Límites del plan. Al alcanzar el límite de comunidades o de usuarios del plan, se bloquean las altas nuevas que lo excedan, sin cobros automáticos. Bitaco le propondrá el cambio al plan adecuado; el cambio no será efectivo sin la aceptación del Cliente, que puede cambiar de plan en cualquier momento. El bloqueo de altas no afecta a las funciones ni a los datos ya existentes.

4.6. Revisión de precios. Bitaco puede modificar los precios con un preaviso mínimo de 60 días por correo electrónico. Si el Cliente no está de acuerdo, puede darse de baja antes de que el cambio sea efectivo sin ninguna penalización. Las ofertas con plazo (fundador) se respetan durante su vigencia.

5. Pago, renovación y baja

5.1. Pago y factura. Las cuotas se pagan por mes anticipado con tarjeta o mediante adeudo directo SEPA, a través de la pasarela Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Bitaco no almacena los datos completos de la tarjeta ni de la cuenta bancaria. Al pagar, el Cliente acepta además las condiciones de Stripe que le correspondan. Bitaco emite factura electrónica en formato PDF, con los requisitos del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que el Cliente puede descargar desde el portal de cliente. El Cliente acepta recibir las facturas en formato electrónico.

5.2. Renovación. La suscripción se renueva automáticamente cada mes hasta que una de las partes la cancele.

5.3. Baja sin permanencia. El Cliente puede darse de baja en cualquier momento desde el portal de cliente o escribiendo a alfonfria@gmail.com. La baja surte efecto al final del periodo mensual ya pagado. No se reembolsan periodos parciales, salvo en los casos de incumplimiento de Bitaco previstos en estas Condiciones.

5.4. Impago. Si un pago falla, Bitaco lo comunicará. Del día 1 al 14 desde el primer impago, el Cliente puede consultar y exportar, pero no crear contenido nuevo. Desde el día 15, la cuenta pasa a solo lectura. En ambos tramos se mantienen el acuse fijo, el mensaje de urgencias del 112 a los vecinos y los avisos de urgencia al despacho (cláusula 12.7). La exportación sigue disponible también en solo lectura (art. 28.3.g RGPD y Reglamento (UE) 2023/2854, Ley de Datos), hasta la baja y durante los 30 días posteriores (cláusula 10.3). Si el impago dura más de 60 días, podrá resolver el contrato y aplicar la cláusula 10 (devolución y supresión). Con la cuenta cancelada o la prueba caducada no se envía ningún mensaje; Bitaco avisa al Cliente por correo 7 días antes del corte y otro el día del corte (solo el del día si la cancelación es inmediata), pidiéndole que desconecte o reconfigure su WhatsApp e indicándole la fecha límite para exportar. Las cantidades vencidas devengan el interés de demora de la Ley 3/2004 y la compensación de 40 € por costes de cobro (art. 8).

5.5. Resolución por Bitaco. Bitaco puede resolver el contrato con un preaviso de 90 días sin necesidad de causa, o de forma inmediata si el Cliente incumple gravemente las cláusulas 7 o 13, previo requerimiento cuando el incumplimiento sea subsanable.

5.6. Cambio de proveedor (Data Act). De acuerdo con el capítulo VI del Reglamento (UE) 2023/2854, el Cliente puede pedir en cualquier momento el cambio a otro proveedor o la extracción de sus datos con un preaviso máximo de 2 meses. La solicitud se dirige a alfonfria@gmail.com (cláusula 8.4). Bitaco le prestará asistencia razonable durante un periodo transitorio de hasta 30 días, mantendrá disponible la exportación durante al menos 30 días después y le informará de los formatos disponibles. Datos exportables: todos los datos introducidos o generados por el Cliente en el Servicio (comunidades, contactos, conversaciones, incidencias, tareas, conocimiento, actas, documentos y fotografías, y registros de actividad), en JSON, CSV y, a petición, en su formato original. Si la transición no fuera técnicamente viable en 30 días, Bitaco lo comunicará en un máximo de 14 días hábiles y propondrá un plazo alternativo que no excederá de 7 meses. Desde el 12 de enero de 2027 no se cobrarán costes por el cambio; hasta esa fecha, como máximo, el coste directo soportado por Bitaco.

6. Disponibilidad (SLA razonable)

6.1. Bitaco hará esfuerzos comercialmente razonables para que el Servicio esté disponible el 99,5 % del tiempo de cada mes natural, sin contar:

mantenimientos programados avisados con 48 horas de antelación, preferentemente fuera del horario laboral;
mantenimientos urgentes de seguridad;
incidencias de terceros fuera del control razonable de Bitaco: Meta/WhatsApp, proveedores de alojamiento y base de datos, proveedor de IA, correo, redes o conexión del Cliente;
fuerza mayor;
uso contrario a estas Condiciones.

6.2. Compensación. Si la disponibilidad mensual baja del objetivo por causas imputables a Bitaco, el Cliente podrá pedir, en un plazo de 30 días y escribiendo a alfonfria@gmail.com (cláusula 8.4), un crédito sobre la siguiente cuota:

10 % si la disponibilidad está entre el 99,5 % y el 99 %;
25 % si está por debajo del 99 %.

El crédito es el único remedio por indisponibilidad, salvo dolo o culpa grave, con un máximo del 25 % de la cuota mensual.

6.3. Canal de WhatsApp. Bitaco no controla la disponibilidad de la plataforma de Meta, las políticas de mensajería, las plantillas, las limitaciones de la cuenta ni las suspensiones de número. Su obligación es mantener operativa la integración.

6.4. Copias de seguridad y continuidad. Bitaco aplica medidas razonables de continuidad del Servicio, incluidas copias de seguridad periódicas a través de su proveedor de infraestructura. Estas Condiciones no fijan un plazo de conservación de las copias ni objetivos de punto o de tiempo de recuperación, y Bitaco no garantiza que una restauración sea posible en todos los casos ni la recuperación de los datos que el Cliente haya borrado expresamente. Se recomienda al Cliente exportar periódicamente sus datos (cláusula 10.2) y conservar en sus propios sistemas la documentación oficial de las comunidades (cláusula 10.4).

7. Uso aceptable

El Cliente se compromete a:

(a) usar el Servicio solo para la gestión de las comunidades que administra y en cumplimiento de la ley, en particular del RGPD, la LOPDGDD, la LPH y las Políticas de WhatsApp Business y de mensajería de Meta (envío solo a quien lo haya solicitado o consentido, uso de plantillas aprobadas y atención de las solicitudes de baja);
(b) no enviar publicidad no solicitada (art. 21 de la LSSI) ni contenidos ilícitos, difamatorios o discriminatorios;
(c) no incorporar categorías especiales de datos (salud, etc.) ni datos de menores salvo que sea imprescindible y tenga una base jurídica. El Servicio deriva a una persona los mensajes que detecta como sensibles;
(d) no intentar acceder a datos de otros clientes, eludir medidas de seguridad, hacer ingeniería inversa salvo lo permitido por el art. 100 del TRLPI, hacer pruebas de carga o de intrusión sin autorización escrita ni revender el Servicio;
(e) no presentar las respuestas automáticas como si las diera una persona, no desactivar el aviso de asistente automático y no usar el Servicio para decisiones con efectos jurídicos sobre las personas (morosidad, sanciones, solvencia) sin intervención humana (cláusula 12);
(f) mantener actualizada y validada la información de la base de conocimiento, porque las respuestas automáticas dependen de ella;
(g) no utilizar el Servicio ni el canal de WhatsApp para reclamar deudas ni para gestiones de cobro a los vecinos (ni comunicaciones de debt collection);
(h) atender por sus propios medios las urgencias de sus comunidades: el Servicio no es un servicio de emergencias (cláusula 12.7).

Bitaco puede suspender cautelarmente las funciones afectadas ante un incumplimiento grave o un riesgo para la seguridad, avisando al Cliente lo antes posible.

8. Soporte

8.1. Asistente automático con IA. El soporte del Servicio lo presta un asistente automático basado en inteligencia artificial, sin intervención de personas, por correo electrónico a alfonfria@gmail.com y a través de un formulario de soporte. Atiende en español las consultas sobre el uso, la configuración y el funcionamiento del Servicio. No existe escalado a una persona de Bitaco: el soporte lo presta íntegramente el asistente de IA y, en incidentes de seguridad o de protección de datos, se avisa por correo al titular, que los atiende personalmente (cláusula 8.4). Esto es distinto del paso a una persona del despacho que atiende a los vecinos por WhatsApp («PERSONA» y urgencias, cláusula 12), que corresponde al Cliente y se mantiene conforme a las políticas de Meta. El canal de soporte informa, conforme al art. 50.1 del Reglamento (UE) 2024/1689, de que se interactúa con un sistema de IA; el asistente usa el mismo proveedor de IA que el Servicio (OpenAI). La disponibilidad del soporte no es un compromiso de disponibilidad del Servicio: el único nivel de servicio es el de la cláusula 6 y «24/7» no es un SLA.

8.2. Alcance. El soporte es el mismo en todos los planes. Se presta con medios razonables, sin horario garantizado de atención por personas y sin plazos comprometidos de respuesta ni de resolución. No incluye formación, migración de datos, integraciones ni desarrollos a medida (cláusula 4.2).

8.3. Transparencia y valor de las respuestas. Al iniciar cada conversación, se informa de forma clara al Cliente y a sus usuarios de que están interactuando con un sistema de inteligencia artificial (art. 50.1 del Reglamento (UE) 2024/1689). Las respuestas del asistente son orientativas y pueden contener errores. No modifican estas Condiciones ni el Contrato de encargo del tratamiento, no suponen compromisos, renuncias ni reconocimientos de Bitaco y no constituyen asesoramiento jurídico, fiscal, técnico ni de ningún otro tipo. Si una respuesta contradice estas Condiciones, el Contrato de encargo o la documentación del Servicio, prevalecen estos.

8.4. Asuntos que atiende el titular. Los asuntos siguientes no se tramitan a través del asistente. Deben dirigirse a alfonfria@gmail.com y los atiende personalmente el titular de Bitaco:

(a) las incidencias de seguridad y las violaciones de la seguridad de los datos personales, sospechadas o confirmadas;
(b) las solicitudes de ejercicio de derechos de protección de datos y las instrucciones y comunicaciones previstas en el Contrato de encargo del tratamiento;
(c) las reclamaciones de facturación, incluidas las solicitudes de crédito por disponibilidad (cláusula 6.2);
(d) las comunicaciones legales y contractuales: reclamaciones, requerimientos, bajas que no puedan hacerse desde el portal de cliente, oposición a subencargados, solicitudes de cambio de proveedor o de extracción de datos (cláusula 5.6) y las comunicaciones de la cláusula 18.

Estos asuntos se atienden en los plazos previstos en el Contrato de encargo del tratamiento (en particular, sus cláusulas 9 y 10), en estas Condiciones y en la normativa aplicable. Si el Cliente plantea uno de ellos al asistente, este le indicará el canal adecuado. Una consulta al asistente no equivale a una comunicación dirigida a esas direcciones. Las notificaciones de Bitaco al Cliente sobre violaciones de la seguridad se hacen conforme a la cláusula 10 del Contrato de encargo.

8.5. Acceso a los datos. El acceso de Bitaco a los datos del Cliente para resolver una consulta o una incidencia se limita a lo necesario, se hace a petición o con autorización del Cliente y queda registrado (cláusula 5.2 del Contrato de encargo). Bitaco se compromete a que el asistente automático de soporte no tenga acceso a los datos de las comunidades tratados en el Servicio. Si en el futuro fuera necesario darle acceso, Bitaco lo comunicará antes como cambio de subencargado, incluirá a su proveedor en la lista de subencargados y el Cliente podrá oponerse conforme al Contrato de encargo. El Cliente no debe incluir datos de vecinos ni otros datos personales de terceros en sus consultas al asistente, salvo que sea imprescindible.

8.6. Acompañamiento de arranque. Es una guía de puesta en marcha asistida por el agente de inteligencia artificial de soporte de Bitaco (cláusula 8.1), que incluye: (i) una lista de comprobación para conectar el número de WhatsApp Business del Cliente; (ii) orientación para que el propio Cliente cargue sus fuentes (documentos, normas y datos de las comunidades) y compruebe que se han cargado correctamente —la carga y la verificación las realiza el Cliente; el agente solo guía y no accede a los datos de las comunidades (cláusula 8.5)—; y (iii) una fase inicial en la que el Cliente revisa y aprueba las primeras respuestas antes de que se envíen. Se completa con un centro de ayuda y con soporte por correo electrónico y formulario, atendidos por el agente de IA. El acompañamiento no incluye atención por personas, formación presencial ni por videollamada, migración de datos ni configuración hecha por Bitaco en nombre del Cliente (cláusula 4.2). Las cuestiones de seguridad, de derechos de protección de datos, de facturación y legales se atienden en alfonfria@gmail.com conforme a la cláusula 8.4.

9. Propiedad intelectual e industrial

9.1. Bitaco (o sus licenciantes) es titular de todos los derechos sobre el software, el diseño, la documentación, las marcas y los modelos de plantillas del Servicio. El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la duración de la suscripción y a sus usuarios.

9.2. Datos del Cliente. El Cliente conserva todos los derechos sobre los contenidos que incorpora (documentos, actas, conocimiento y conversaciones) y sobre los resultados generados a partir de ellos (borradores, PDF, respuestas). Concede a Bitaco una licencia limitada para tratarlos solo para prestar el Servicio, conforme al DPA.

9.3. Bitaco no usa los datos del Cliente para entrenar modelos de IA ni para fines propios. Solo puede usar métricas técnicas agregadas y anónimas para operar y mejorar el Servicio.

9.4. Si el Cliente envía sugerencias, Bitaco puede usarlas libremente, sin obligación de compensarlas.

9.5. Los componentes de código abierto que incorpora el Servicio (por ejemplo, Tesseract.js, con licencia Apache 2.0) se rigen por sus licencias. La lista está disponible a petición del Cliente.

10. Datos del Cliente, portabilidad y devolución

10.1. El tratamiento de datos personales por cuenta del Cliente se rige por el Contrato de Encargo de Tratamiento, que forma parte de estas Condiciones, junto con su lista de subencargados.

10.2. Exportación en cualquier momento. El administrador puede descargar una exportación completa en un archivo ZIP con los datos estructurados en JSON y CSV (con un manifiesto y huellas) y los PDF de las actas. Los documentos y las fotografías originales que haya subido el Cliente no se incluyen en el ZIP estándar, pero el Cliente puede solicitarlos y se le entregan, a petición, dentro de los 30 días posteriores a la baja, mediante enlaces temporales en la propia aplicación (art. 28.3.g RGPD y Reglamento (UE) 2023/2854, Ley de Datos).

10.3. Al terminar el contrato, por cualquier causa:

(a) la cuenta pasa a modo solo exportación durante 30 días, de acuerdo con el periodo mínimo de extracción del Reglamento (UE) 2023/2854 (Data Act); el Cliente puede pedir por escrito la supresión anticipada;
(b) pasado ese plazo, o antes si el Cliente lo pide por escrito, Bitaco suprime los datos de la base de datos, el almacenamiento de archivos y las cuentas de usuario en un plazo máximo de 30 días y, si el Cliente lo pide, le certifica por escrito la supresión (cláusula 12 del Contrato de encargo);
(c) los datos desaparecen de las copias de seguridad en su ciclo natural de rotación, sin exceder 35 días;
(d) Bitaco solo conserva bloqueados los datos que una ley le obligue a guardar (por ejemplo, la facturación).

10.4. Bitaco no es archivo oficial de las comunidades. El Cliente debe conservar en sus sistemas el libro de actas y la documentación oficial.

11. Confidencialidad

11.1. Cada parte guardará en secreto la información no pública de la otra que conozca por el contrato (datos, documentación, precios particulares, aspectos técnicos y de seguridad). Solo la usará para cumplir el contrato y solo la revelará a empleados, asesores y proveedores que la necesiten y estén sujetos a obligaciones equivalentes.

11.2. No se considera confidencial la información que sea pública sin culpa del receptor, que este ya conociera legítimamente, que haya desarrollado de forma independiente o que deba revelar por orden judicial o legal (en este caso, avisando antes a la otra parte si se le permite).

11.3. La obligación dura mientras esté vigente el contrato y 5 años después. Para los datos personales y los secretos empresariales (Ley 1/2019), dura indefinidamente.

12. Respuestas generadas automáticamente y por inteligencia artificial

12.1. Cómo funciona. El Servicio clasifica y prioriza los mensajes de los vecinos (hoy mediante reglas automáticas; las funciones de IA están desactivadas por defecto y en activación progresiva, y las activa el Cliente o Bitaco con aviso). Las respuestas automáticas son textos fijos (acuses, preguntas de aclaración, confirmaciones y recordatorios) o el contenido de una ficha validada por el despacho, vigente y con fuente, que se muestra al vecino; el Servicio no redacta respuestas nuevas para el vecino. Por defecto, cada canal funciona en modo asistido (una persona del despacho revisa antes de responder); el modo automático limitado solo se usa si el Cliente lo activa expresamente. El modo Observar no envía nada a los vecinos, salvo la respuesta fija de urgencia que remite al 112 (cláusula 12.7). Si no hay información suficiente, hay fuentes contradictorias o ambigüedad, o la consulta es jurídica, económica, conflictiva o sensible, el sistema no responde automáticamente y la pasa a una persona del despacho. El Cliente responde del contenido de sus fichas.

12.2. Función de IA opcional. Si el Cliente la activa expresamente, el Servicio puede usar un modelo de lenguaje de un tercero (actualmente OpenAI, modelo gpt-5.4-2026-03-05 mediante su Responses API) para proponer el siguiente paso de un asunto. La propuesta se valida contra el ámbito autorizado y no se ejecuta sin las autorizaciones configuradas por el Cliente. Antes del envío se sustituyen por marcadores los teléfonos, correos, DNI/NIE, IBAN y nombres conocidos. El modelo no redacta los textos que recibe el vecino: cuando interviene (función de «continuación», desactivada por defecto), solo decide sí o no sobre registrar una incidencia, y el mensaje que sale es un texto fijo.

12.3. Límites que el Cliente reconoce.

(a) Los sistemas automáticos y de IA pueden cometer errores: interpretar mal un mensaje, asociarlo a una comunidad equivocada, extraer mal un dato de una fotografía (OCR) o proponer un paso inadecuado. Las salvaguardas del apartado 12.1 reducen ese riesgo, pero no lo eliminan.
(b) La exactitud de las respuestas depende de que la base de conocimiento esté completa, actualizada y bien validada por el despacho, lo que es responsabilidad del Cliente.
(c) Las actas extraídas son borradores. Solo tienen valor cuando el Cliente las ha revisado y aprobado.
(d) El Servicio no presta asesoramiento profesional ni adopta decisiones con efectos jurídicos sobre las personas.

12.4. Obligaciones del Cliente como responsable del despliegue (Reglamento (UE) 2024/1689):

revisar las respuestas y borradores en los casos señalados;
mantener activado el aviso de asistente automático y la opción de hablar con una persona («PERSONA»);
formar a su personal en el uso del sistema (art. 4);
no usar el Servicio para fines de alto riesgo del anexo III (por ejemplo, evaluar la solvencia, decidir sanciones o repartir tareas al personal según su rendimiento);
comunicar a Bitaco los errores relevantes que detecte.

12.5. Compromisos de Bitaco como proveedor del sistema:

diseñarlo para que las personas sepan que interactúan con un sistema automatizado (art. 50.1);
mantener las salvaguardas del 12.1;
registrar la fuente utilizada en cada respuesta automática;
corregir con diligencia los fallos que se le comuniquen;
informar de cambios relevantes de proveedor o de modelo de IA con el preaviso del DPA.

12.6. Responsabilidad. Bitaco responde de que el Servicio funcione según su documentación y de las salvaguardas descritas. No responde de los daños derivados de:

(i) información incorrecta, desactualizada o mal validada aportada por el Cliente;
(ii) respuestas o actas aprobadas o enviadas por el Cliente sin la revisión debida;
(iii) la desactivación de salvaguardas o avisos por el Cliente;
(iv) el uso para fines no permitidos.

Todo ello sin perjuicio de la cláusula 14 y de los supuestos de dolo o culpa grave.

12.7. Mensaje de urgencias (112). Cuando el Servicio detecta, por palabras clave, un posible riesgo para las personas, envía al vecino un mensaje fijo de urgencia:

«Mensaje automático: si hay peligro para personas, llame ahora al 112. Se ha avisado al despacho con prioridad, pero este canal no es un servicio de emergencias.»

Si el aviso al despacho no se ha podido generar, el mensaje se envía sin la frase «Se ha avisado al despacho con prioridad, pero». Este mensaje: (i) se envía en los tres modos del canal —Observar, Asistir y Piloto automático limitado— y también en solo lectura: el modo Observar no envía nada a los vecinos, salvo esta respuesta fija de urgencia que remite al 112; (ii) se envía como máximo una vez cada 30 minutos por conversación; (iii) el Cliente no puede desactivarlo; (iv) queda registrada la regla que lo activó. La detección es por palabras clave y puede fallar en ambos sentidos (no detectar una urgencia real o activarse sin que la haya); el Cliente sigue siendo responsable de atender las urgencias de sus comunidades. El aviso de asistente automático (art. 50.1) no acompaña a este mensaje ni se envía en el modo Asistir: solo acompaña a las respuestas automáticas del Piloto automático limitado y nunca se envía solo.

13. Obligaciones generales del Cliente

Facilitar datos de facturación veraces y pagar puntualmente.
Contar con base jurídica e informar a los vecinos y demás interesados, por cuenta de las comunidades (ver DPA y su plantilla de aviso).
Contar con la autorización de las comunidades para recurrir a Bitaco como subencargado.
Ser titular de su cuenta de WhatsApp Business y cumplir las condiciones de Meta.
Configurar correctamente permisos, canales y funciones automáticas.

14. Limitación de responsabilidad

14.1. Cada parte responde de los daños directos que cause a la otra por incumplir el contrato, con los límites de esta cláusula.

14.2. Tope. La responsabilidad total de Bitaco por todos los conceptos derivados del contrato en cada periodo de 12 meses no superará el importe efectivamente pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho causante. Este tope se aplica también a la responsabilidad derivada de la normativa de protección de datos y del Contrato de encargo del tratamiento, salvo dolo o culpa grave.

14.3. Exclusiones. Ninguna parte responde de lucro cesante, pérdida de negocio, clientes, contratos u oportunidades, daño reputacional ni daños indirectos o consecuenciales.

14.4. Excepciones. Los límites de 14.2 y 14.3 no se aplican a:

(a) los daños causados por dolo o culpa grave;
(b) los daños personales;
(c) la infracción de la confidencialidad o de la propiedad intelectual de la otra parte;
(d) las obligaciones de pago del Cliente;
(e) cualquier otro supuesto en que la ley no permita limitar la responsabilidad.

14.5. Bitaco no responde de los fallos de servicios de terceros que no controla (Meta/WhatsApp, operadores de telecomunicaciones, conexión del Cliente). Responde, conforme al DPA, de sus subencargados.

15. Fuerza mayor

Ninguna parte responde del incumplimiento causado por hechos imprevisibles o inevitables ajenos a su control razonable (art. 1105 CC): catástrofes, ciberataques a gran escala contra terceros, caídas generales de proveedores de infraestructura, actos de autoridad, etc. Si el impedimento dura más de 30 días, cualquiera de las partes puede resolver el contrato sin penalización.

16. Modificación de las Condiciones

16.1. Bitaco puede modificar estas Condiciones por razones legales, técnicas, de seguridad o de evolución del Servicio. Comunicará los cambios sustanciales con al menos 30 días de antelación por correo electrónico y en la aplicación, indicando la nueva versión.

16.2. Si el Cliente no acepta un cambio sustancial que le perjudique, puede darse de baja antes de que entre en vigor, sin penalización y con derecho a exportar sus datos. Los cambios exigidos por la ley o los que solo benefician al Cliente pueden aplicarse de inmediato.

16.3. Se conservará el historial de versiones y aceptaciones.

17. Cesión y subcontratación

El Cliente no puede ceder el contrato sin el consentimiento de Bitaco. El titular puede ceder el contrato a una sociedad que constituya o controle, o a quien le suceda en el negocio, avisando al Cliente por escrito con al menos 30 días de antelación. La cesión no reducirá las garantías del Contrato de encargo del tratamiento, y el Cliente podrá resolver el contrato sin penalización si no la acepta. La subcontratación de servicios que traten datos personales se rige por el DPA.

18. Comunicaciones

Las comunicaciones contractuales se hacen por correo electrónico a las direcciones de la cuenta del Cliente y a alfonfria@gmail.com en el caso de Bitaco. Se consideran recibidas el día laborable siguiente al envío, salvo que conste un error de entrega. Las conversaciones con el asistente automático de soporte (cláusula 8) no son comunicaciones contractuales.

19. Nulidad parcial y renuncia

Si una cláusula es nula, el resto sigue vigente y la cláusula nula se sustituye por la válida más cercana a su finalidad. No ejercer un derecho no implica renunciar a él.

20. Ley aplicable y jurisdicción

20.1. Estas Condiciones se rigen por la ley española.

20.2. Las partes no se someten a arbitraje. Para cualquier controversia, las partes, que actúan como empresarios, se someten a los Juzgados y Tribunales de Santander, salvo que una norma imperativa establezca otro fuero, como el del domicilio del consumidor cuando corresponda.

21. Aceptación y evidencia (LSSI, arts. 23, 27 y 28)

Antes de contratar, el Cliente puede ver, descargar e imprimir estas Condiciones. La aceptación se hace marcando la casilla correspondiente. Bitaco archiva el documento aceptado, con su versión, y envía una confirmación por correo electrónico con su copia. Las Condiciones están disponibles en español. Para corregir errores de introducción de datos, el Cliente puede revisarlos antes de confirmar.

21.2. Registro de la aceptación. Como prueba de la contratación, Bitaco guarda un registro inalterable con la versión aceptada de estas Condiciones y del Contrato de encargo del tratamiento, la huella digital (hash) de sus textos, la fecha y la hora, el usuario que acepta, el despacho en cuyo nombre lo hace y un código seudonimizado de la dirección IP de conexión. Ese registro se conserva mientras dure el contrato y seis años después de su finalización, aunque se suprima la cuenta del despacho, con acceso restringido y solo para acreditar la contratación o defenderse frente a reclamaciones (art. 30 del Código de Comercio y art. 6.1.c y f RGPD).

Anexo F. Condiciones particulares del Programa de Despachos Fundadores

F.1 Plazas: diez (10), asignadas por orden de aceptación de este anexo, según la fecha y hora registradas, entre los Clientes que cumplan los requisitos de F.2. La plaza se libera si el Cliente no contrata un plan al terminar el piloto. Una prueba caducada sin contratar también libera la plaza.

F.2 Requisitos: despacho profesional de administración de fincas (no se admiten comunidades de propietarios), con domicilio de actividad en Madrid, Barcelona, Málaga o Valencia y al menos 10 comunidades gestionadas.

F.3 Ventaja: 25 % de descuento sobre la cuota mensual del plan durante 24 meses contados desde el inicio del piloto (cláusula 3), que se mantiene si el Cliente cambia de plan; no se aplica a los usuarios adicionales (cláusula 4.1.bis) e incluye el acompañamiento de arranque (cláusula 8.6). Al terminar se aplica la tarifa general vigente del plan, sin recargo por la condición de fundador.

F.4 Pérdida: la terminación del contrato por el Cliente, o por Bitaco por incumplimiento grave del Cliente (cláusulas 5.4 y 5.5, inciso segundo), extingue definitivamente las condiciones de fundador, que no se recuperan si el Cliente vuelve a contratar. No se pierden si la terminación se debe a un incumplimiento de Bitaco, a la resolución por Bitaco sin causa (cláusula 5.5) o a la baja del Cliente por un cambio de condiciones o de precio (cláusulas 4.6 y 16.2). Una baja después de haber pagado pierde las condiciones de fundador y libera la plaza; si el Cliente vuelve a contratar, paga el precio completo del plan.

F.5 Testimonio: la participación en casos de éxito o testimonios es voluntaria, no es condición de este anexo y requiere una autorización escrita aparte, revocable en cualquier momento.

F.6 Prelación: este anexo prevalece sobre las Condiciones en lo que regula.

Texto de esta versión (condiciones-2026-10-v8)